Atualmente a concorrência está cada vez mais acirrada e feroz, e a demanda dos clientes cada vez mais exigente. Num cenário como este, o ideal é encontrar formas de otimizar processos e reduzir custos, especialmente os que se relacionam à manutenção de equipamentos para videoconferência e telepresença.

Se você pensa que essa é uma tarefa impossível, saiba que com simples medidas você pode conseguir aumentar a sua produtividade, cortar gastos e, claro, elevar o rendimento da sua companhia.

Ficou curioso sobre o assunto? Confira 5 dicas infalíveis para economizar na manutenção de equipamentos corporativos!

1 – Renovação do Contrato de Garantia

A renovação do contrato de garantia dos equipamentos apesar de parecer um custo desnecessário para a empresa, representa uma economia significativa, principalmente, em casos de problemas técnicos. Neste caso, poderíamos facilmente fazer uma analogia com o seguro de um carro, apesar de não gostarmos de pagar, enxergamos a cobertura dada como algo extremamente necessário para evitar dores de cabeças maiores.

Problemas técnicos relacionados aos equipamentos podem ocorrer por uma série de fatores, desde ambientais, passando pela usabilidade além de defeitos de fabricação, e não temos como evitar ou prever quando isso irá ocorrer. No entanto, se este contrato de garantia estiver ativo a reposição do equipamento defeituoso ocorre em poucos dias ou horas, o que em um longo prazo resultará em uma economia enorme de recursos se considerarmos ainda o tempo de indisponibilidade do equipamento e o valor para concerto já previstos no contrato.

Além dos problemas mencionados anteriormente, estes contratos permitem ainda ao cliente acesso continuo à versões mais recentes de softwares, que visam disponibilizar novos recursos além de corrigir eventuais bugs aumentando a vida útil do equipamento.

Por este motivo é fundamental que os gestores dos contratos avaliem de maneira mais criteriosa os custos envolvidos na renovação de um contrato. Sem dúvida nenhuma isso traria mais tranquilidade e permitiria foco em suas atividades diárias uma vez que não estariam expostos a intempéries relacionadas ao equipamento.

2 – Defina a política de uso dos equipamentos

Quem nunca ouviu falar sobre equipamentos de videoconferência que tiveram sérios danos parciais ou totais porque um ou mais colaboradores as operaram de forma negligente, não é verdade? Para evitar esse tipo de problema, é melhor definir ou reestruturar a sua política de uso dos instrumentos.

A dica é reunir toda a diretoria e o quadro de trabalhadores do seu empreendimento. Fazer uma lista de regras de como usar e manter cada aparelho é imprescindível para a economia e para a boa manutenção dos equipamentos. Converse com todos para ter dicas de como melhorar a utilização de cada tecnologia e veja o grau de conscientização dos seus colaboradores.

3 – Conscientize e qualifique os seus trabalhadores

Muitas vezes, a quebra de aparelhos não é devido às operações irresponsáveis por parte dos funcionários. O que ocorre é que eles não têm consciência e, muito menos, qualificação para operar equipamentos de videoconferência e telepresença.

Diante desse cenário, em um primeiro momento, o ideal é conscientizar todo o quadro de funcionários. Explique para cada um deles como é a política do uso de cada ferramenta, realizando campanhas internas de conscientização sobre as operações, como cada aparelho funciona e os meios para deixá-los em bom estado de conservação.

Do mesmo modo, você deve ir além e investir em cursos de qualificação. Apostando no aprendizado dos seus colaboradores, eles saberão manusear melhor os seus recursos tecnológicos, diminuindo as chances dele estragar.

4 – Escolha equipamentos de qualidade

Não adianta ter em dia a manutenção preventiva e os funcionários qualificados se os seus equipamentos não têm nenhuma qualidade, concorda? Por isso, a dica aqui é bem simples: renove-o! Equipamentos antigos não têm o mesmo desempenho de áudio e vídeo que os novos e, com o passar do tempo, vão precisar de reparos ou de serem substituídos.

As novas máquinas garantem melhor desempenho, demandam menos consertos e permite que os colaboradores façam os vídeos da melhor forma possível.

5 – Alugue os equipamentos

Se existe uma forma eficaz para se economizar na manutenção de equipamentos de áudio e vídeo é alugando-os de uma empresa especializada. Dessa forma, reduz-se consideravelmente os seus gastos, já que a responsável por manter em ótimo estado e funcionamento será a empresa contratada.

Que tal melhorar ainda mais as atividades da sua empresa, diminuir custos e aumentar os lucros? Não fique de fora desta oportunidade e entre em contato com a gente!