Os aplicativos de videoconferência possibilitaram que webinars, reuniões, aulas, palestras e até festas aconteçam durante a pandemia que estamos vivendo.

Com o aumento de casos de COVID-19, as empresas precisaram se adaptar para continuarem funcionando e operando normalmente, mesmo que não possam contar com a presença física de seus colaboradores.

Uma das maneiras de facilitar o trabalho foi a implementação do Home Office, que era tendência e hoje é realidade. As companhias que já tinham essa cultura saíram na frente, mas ainda dá tempo de se adaptar.

Para usuários finais, não importa muito a plataforma utilizada, desde que ela propicie auxílio. No entanto, as corporações devem se atentar a diferentes questões. A segurança da informação, acesso de usuários (em grupos abertos ou privados) e a confidencialidade são extremamente importantes nesse cenário.

Antes de falarmos sobre os aplicativos de videoconferência em si, lembre-se de ter em mente a quantidade de usuários que irão utilizá-los (será 100% da empresa? Apenas o administrativo? Alguns departamentos?), pois a quantidade de licenças e consequentemente o custo irão ditar a escolha pela plataforma mais adequada.

Duas das mais conhecidas ferramentas de vídeo chamadas são o Microsoft Teams e o Zoom. Mas qual é a melhor alternativa para as necessidades da sua empresa? Depende do objetivo. Por isso, esse artigo te apresenta as melhores funcionalidades das duas ferramentas e como fazer uma integração para que as duas se complementem. Confira!

Microsoft Teams: Como funciona

Caso a sua empresa já utilize o Microsoft 365, é bem possível que você já tenha acesso ao Microsoft Teams – bastando habilitá-lo para os usuários. Para pessoas físicas, o Teams pode ser gratuito, mas para empresas, recomendamos os planos corporativos para garantir a segurança e a privacidade – além de compliance, é claro.

Criado especialmente para o público empresarial em 2016, a ferramenta é a grande união de vários produtos da Microsoft, solidificando tudo em uma única plataforma. O Skype para chamadas de vídeo e voz, Yammer para conversas e Outlook para e-mails. Tudo isso em único lugar. Disponível em versões desktop, web e mobile, ele eleva a comunicação interna para outro patamar.

Em uma versão superior da plataforma é possível criar grupos abertos (onde qualquer usuário pode ingressar) ou privados, para uso coletivo. Canais de comunicação únicos para departamentos, projetos específicos e/ou diretorias e conversas privadas para que os colaboradores possam conversar entre si, compartilhamento de tela sem poluir o canal, são algumas funcionalidades.

Ele permite o upload de arquivos, mencionar pessoas e integrações com apps terceiros, como Zendesk (atendimento ao cliente), Asana e Trello (produtividade e projetos), SalesForce (vendas) entre outros, incluindo bots e APIs para criação de aplicativos próprios.

 As reuniões têm capacidade para até 250 pessoas conectadas simultaneamente e para apresentações, esse número sobe para até 10.000 pessoas. Ou seja: um evento anual da empresa ou um comunicado do CEO pode ser facilmente transmitido em tempo real para toda a companhia.

Além contar com todo o suporte da Microsoft, um detalhe importante é que o Teams não armazena seus dados para disponibilizar anúncios e deleta tudo após a sua licença terminar, sendo especialmente bom para conversas internas da empresa, tornando o ambiente digital seguro e com privacidade para todas as camadas de usuários, mas não tanto para conversar com clientes.

É possível adicionar pessoas de fora da organização nos canais, mas o gerenciamento de TI será mais demandado para garantir a segurança das informações e a configuração correta das permissões.

Conheça mais a respeito: Zoom

Em um primeiro momento, o Zoom pode parecer mais simples de ser utilizado. Porém, justamente por isso, algumas funcionalidades acabam ficando de fora.

Semelhante ao “concorrente” da Microsoft, é possível criar contas gratuitas para pessoas físicas, mas os planos corporativos são necessários para o uso por colaboradores, já que a versão básica não disponibiliza todas as funcionalidades e tem restrições de até 100 participantes e 40 minutos de duração por reunião.

A ferramenta permite que até 49 usuários estejam presentes simultaneamente em vídeo, reuniões com 500 participantes e até 10 mil expectadores simultâneos, dependendo do plano escolhido. Ele também está disponível para Windows, Mac OS, Linux, iOS e Android e conta com integrações de quase 250 aplicativos, como Marketo (marketing), Zendesk (atendimento ao cliente), Slack (comunicação), Gmail e Google Calendar e claro, com o Teams.

Os usuários com permissões poderão criar salas de vídeo e convidar usuários dentro e fora da empresa, sendo permitido também participar via telefone. Compartilhar documentos, conversar via chat e fazer enquetes são algumas funções disponibilizadas.

Porém, uma vez que a reunião acabou, seus registros ficam disponíveis apenas em gravações de vídeo que deverão ser realizadas ou permitidas pelos administradores, incluindo a possibilidade de serem armazenadas uma biblioteca de conteúdos prévios.

O grande atrativo é a simplicidade para se encontrar virtualmente com outras pessoas, seja para fazer uma reunião com clientes, demonstrações de produtos ou palestrar e dar aulas, tendo sido muito utilizada para esses propósitos. Você pode criar reuniões individuais, públicas (acessos por link) e/ou privadas (apenas com convites) e requisitar senhas para o acesso.

Ele também disponibiliza contatos apenas de áudio, como ligações de verdade, para que você possa entrar em contato com pessoas não-conectadas.

Permitir ou não a entrada de usuários, que ficarão em uma “sala de espera” até que sua participação seja liberada pelo administrador ou criador daquela reunião e os fundos virtuais (seja para dar uma cara mais profissional ao seu espaço de trabalho em casa ou apenas para fazer graça) são características apenas do Zoom.

Microsoft Teams ou Zoom: qual aplicativo de videoconferência é o melhor para você?

Como comentamos acima: depende. Para a comunicação interna e ágil, como reuniões de equipe, o Teams sai na frente ao aumentar a integração e produtividade entre equipes, departamentos e projetos. No Teams, o foco é a comunicação interna, com as reuniões online e vídeo transmissões sendo um complemento.

Mas para chamadas de vídeo, telepresença e apresentações de maior porte quem ganha é o Zoom pela sua simplicidade de focar exatamente em videoconferências e não em integração corporativa.

Cada empresa tem suas necessidades únicas e por isso é preciso entender o cenário e as demandas que a companhia tem, além da infraestrutura de tecnologia e de como é a cultura empresarial – se seus colaboradores são abertos a mudanças ou tem receio de adotar novas ferramentas, por exemplo.

Os dois aplicativos têm suas forças e fraquezas e podem ser utilizados em conjunto, por toda a empresa ou apenas por parte dela, on-premise ou on-demand.

Aplicativo de videoconferência: como fazer a integração entre o Microsoft Teams e o Zoom

Caso você procure por uma ferramenta para reunir todo mundo e transmitir um grande evento ou até mesmo um happy hour com todos os funcionários e quer todas as funcionalidades de integração de equipes virtualmente, é possível integrar o Microsoft Teams com o Zoom, para uma experiência muito mais completa.

Você consegue integrar as duas ferramentas sozinho, mas ter um parceiro de tecnologia que entende todos os pormenores e que possa te dar suporte na implementação é essencial para que a integração e adoção ocorram sem dor de cabeça.

Para não ficar entrando e saindo de e-mails e gerenciando ambientes separados, há um add-on do Zoom para o Microsoft Teams. Isso significa que você deverá ter o Teams já licenciado e instalado.

Após se certificar que todos os pré-requisitos estão sendo atendidos, basta baixar dentro da loja de apps do Zoom, realizar a instalação e configurar a ferramenta.

Esse add-on funciona criando uma aba lateral dentro do Teams, na qual será possível começar ou agendar reuniões ou compartilhar a tela em reuniões que já estão ocorrendo. É possível selecionar quais contatos irão participar ou selecionar um canal inteiro – o aviso será disparado por e-mail para os participantes e um aviso no canal aparecerá, permitindo que aqueles que têm acesso possam ingressar ou declinar a reunião. As gravações, caso permitidas, também são automaticamente enviadas para os respectivos canais, assim como o ID para ingresso via telefone.

A junção dos dois aplicativos funciona perfeitamente, promovendo uma cultura ágil, de fácil acesso e organização das informações, com todas as ferramentas para que a sua empresa seja mais inovadora enquanto mantém a segurança digital e corporativa.

Se você deseja implementar um ou outro aplicativo de videoconferência para a sua empresa e contar com ajuda especializada, entre em contato com a DigitalNetBr. Nossos especialistas estão sempre conectados com as necessidades do mercado e das empresas.